14 estratégias para transformar seu call center em um centro de excelência em experiência do cliente

Há 10 anos atrás todo call center era resumido em KPIs operacionais de atendimento e satisfação do cliente era simplesmente uma consequência de uma operação bem gerenciada. Os tempos mudaram e hoje ser eficiente operacionalmente não garante mais que o cliente ficará satisfeito, para isso, são necessários adicionar outros fatores “mais humanos”, tais como conexão, sentimento que está sendo ouvido com empatia e agilidade de resolução.

Dessa forma, call centers têm um cenário ainda mais desafiador para se manterem relevantes e rentáveis no mercado, pois, em uma era em que tudo é focado e controlado pelo comportamento do cliente, muito mais aspectos precisam ser trabalhados nas células de atendimento de forma contínua, independente da alta rotatividade do setor e dos desafios enfrentados historicamente nos processos de atendimento (tecnologia, fator humano/mental, contratos).

Nesse cenário, as empresas contratantes de call centers têm um papel ainda mais relevante, pois precisam estar atentas e reformular suas estratégias para lidarem com esses desafios, além de trabalhar ainda mais próximo aos call centers para enriquecerem as interações com o cliente e encontrarem técnicas eficientes e lucrativas para fornecer uma experiência de cliente de alta qualidade.

Com isso em mente, nesse artigo listo 14 maneiras, seguras e testadas, de melhorar a eficácia do suporte ao cliente para um CX enriquecido. São as seguintes:

1.Conheça o cliente como a palma da sua mão

• Crie personas detalhadas: faça um estudo cuidadoso e abrangente que mapeie, com precisão, os desejos, as necessidades e os comportamentos do público-alvo. Aprofunde a análise para desvendar valores, motivações e pontos de dor, transcendendo a superficialidade e alcançando uma compreensão profunda da mente do cliente.

• Explore de forma abrangente os dados: utilize pesquisas e dados (de mercado, de clientes, de operações...), e ferramentas de análise avançadas para mergulhar nas profundezas dos pensamentos do cliente, extraindo informações valiosas que guiarão a tomada de decisões.

2.Aprimore a comunicação e crie conexão genuina

• Faça escuta ativa com propósito: implemente a escuta ativa como um pilar fundamental na interação com o cliente, demonstrando genuíno interesse em suas necessidades e preocupações.

• Faça validação emocional e empática: reconheça e valide as emoções do cliente, cultivando um ambiente empático e acolhedor que promova a conexão e o engajamento.

• Tenha uma comunicação clara e objetiva: trabalhe com uma linguagem clara e concisa, se livre de jargões técnicos para garantir uma comunicação eficaz e livre de ambiguidades.

3.Primeiras impressões são tudo

• Procure por atendimentos personalizados: Implementar saudações personalizadas e evitar frases genéricas, transmitindo cordialidade e entusiasmo desde o primeiro contato.

• Demonstre profissionalismo: Demonstrar profissionalismo em cada interação, com postura impecável e tom de voz positivo e acolhedor.

• Gerencie sempre o tempo de espera: Minimizar o tempo de espera ao máximo, utilizando soluções inovadoras como filas virtuais e callbacks para otimizar a experiência do cliente.

4.Fila de espera existe para não existir

• Otimize sempre o tempo de espera: implemente estratégias para reduzir sempre e drasticamente o tempo de espera do cliente para ser atendido, utilize call-backs, filas virtuais, atendimento inteligente em ações transacionais e sistemas de inteligência artificial.

• Faça direcionamento inteligente de chamadas: tenha um sistema que direcione as chamadas para o agente mais adequado, de acordo com as necessidades e perfil do cliente, otimizando o tempo e a resolução de problemas.

• Tenha um excelente autoatendimento: ofereça autoatendimento por meio de FAQs, portais de conhecimento e bases de dados, permitindo que os clientes solucionem dúvidas de forma autônoma e eficiente.

5.Personalize para ser melhor que os demais

• Armazene e utilize informações: utilize o CRM para armazenar os dados relevantes sobre o cliente para personalizar a experiência, como interações anteriores, preferências de canais e histórico de compras.

• Adapte à individualidade de cada cliente: adapte a conversa ao perfil e histórico de cada cliente, utilize linguagem, tom e ofertas personalizadas que excedam expectativas.

• Procure por soluções proativas e inovadoras: antecipe as necessidades do cliente e ofereça soluções proativas e personalizadas que agreguem valor e surpreendam.

  
  

6.Tenha um omnichannel (ou um registro de contatos) excelente para um atendimento diferenciado

• Garanta um suporte omnichannel impecável: ofereça suporte impecável em todos os canais de contato, como telefone, chat, e-mail, WhatsApp, mídias sociais e outros, garantindo uma experiência consistente e integrada.

• Monitore e otimize continuamente: o desempenho em cada canal por meio de ferramentas de análises avançadas, buscando a excelência em cada ponto de contato.

• Busque uma experiência unificada e coesa: independentemente do canal de contato utilizado, reforçando a identidade da marca e fidelizando o público.

7.Chat ao Vivo e Chatbot: Aliados Estratégicos na Agilidade e Eficiência:

• Tenha um suporte instantâneo e personalizado: implemente chat ao vivo e chatbot para oferecer suporte instantâneo e personalizado, respondendo às dúvidas e solicitações do cliente de forma rápida e eficiente.

• Utilize de forma estratégica a inteligência artificial: para fornecer respostas precisas e personalizadas, otimizando o tempo dos agentes e direcionando-os para tarefas mais complexas.

• Integre canais de atendimento automático com canais de atendimento humano de forma harmoniosa: ofereça de forma real ao cliente a opção de escolher o canal que melhor atende às suas necessidades.

  
  

8.Faça conexões emocionais

• Tenha um storytelling envolvente: implemente o storytelling como ferramenta estratégica para criar uma experiência memorável e fortalecer a conexão com o cliente.

• Cultive conversas personalizadas e autênticas: para demonstrar interesse genuíno no cliente e em suas necessidades.

• Proporcione momentos de surpresa e deleite: supere as expectativas do cliente e crie uma experiência única e memorável.

• Crie um clima positivo e acolhedor: transmita cuidado e atenção, promovendo o bem-estar do cliente e a fidelização à marca.

  
  

9.Simplifique a vida do cliente e seja rápido

• Tenha um autoatendimento eficaz e intuitivo: ofereça opções de autoatendimento abrangentes e fáceis de usar, como FAQs, portais de conhecimento e bases de dados, permitindo que os clientes encontrem as soluções de forma autônoma.

• Desenhe uma navegação simples e intuitiva: simplifique menus de navegação e torne as informações facilmente acessíveis, reduzindo o tempo e o esforço do cliente na busca por soluções. Invista em UX.

• Garanta uma resolução rápida e eficaz de problemas: priorize a resolução rápida e eficaz dos problemas do cliente, demonstre proatividade e compromisso com a satisfação do cliente.

  
  

10.Feedback como Pilar da Melhoria Contínua:

• Faça pesquisas de satisfação abrangentes: colete feedbacks valiosos sobre o atendimento prestado, identificando pontos fortes e fracos.

• Analise minuciosamente o feedback: utilize ferramentas de análise de feedback para interpretar os dados coletados e identificar áreas de oportunidade para aprimorar a experiência do cliente.

• Tenha ações concretas e demonstre compromisso: implemente ações concretas para melhorar os pontos de dor identificados nos feedbacks, demonstrando compromisso com a excelência no atendimento.

  
  

11.Tudo é comunicação

• Ofereça resumos claros e reforços das soluções: resuma os pontos principais da conversa e reforce as soluções oferecidas de forma clara e concisa, evitando jargões técnicos e garantindo a compreensão do cliente.

• Tenha uma comunicação objetiva e direta: transmita as informações de maneira precisa e eficiente, sem linguagem complexa ou rodeios.

• Faça um plano de ação detalhado e personalizado: para resolver os problemas do cliente, com prazos, responsáveis e medidas específicas.

  
  

12.Agentes motivados como propulsores da excelência na CX

• Crie um senso de pertencimento: garanta que os agentes que atendem os clientes da empresa se sintam parte da empresa, eles já são a voz dela. Para isso faça campanhas, ativações e programas de reconhecimento tanto de funcionários da empresa no call center como os agentes do call center na empresa.

• Faça treinamentos contínuos e abrangentes: para aprimorar as habilidades comportamentais e conhecimentos técnicos dos agentes, capacitando-os para lidar com difereuncionários da empresa no call center como os agentes do call center na empresa.

• Faça treinamentos contínuos e abrangentes: para aprimorar as habilidades comportamentais e conhecimentos técnicos dos agentes, capacitando-os para lidar com diferentes situações e perfis de clientes.

• Promova um ambiente de trabalho positivo e motivador: que reconheça e recompense o bom desempenho dos agentes, promovendo o engajamento e a retenção de talentos.

• Dê autonomia e empoderamento na tomada de decisões: permita que agentes resolvam problemas de forma rápida e eficiente, sem a necessidade de escalar para supervisores ou para a empresa.ntes situações e perfis de clientes.

• Promova um ambiente de trabalho positivo e motivador: que reconheça e recompense o bom desempenho dos agentes, promovendo o engajamento e a retenção de talentos.

• Dê autonomia e empoderamento na tomada de decisões: permita que agentes resolvam problemas de forma rápida e eficiente, sem a necessidade de escalar para supervisores ou para a empresa.

  
  

13.Inovação costuma vir acompanhada de sucesso

• Crie uma cultura de inovação e criatividade: incentive a busca por soluções inovadoras para otimizar o atendimento ao cliente e superar as expectativas.

• Experimente novas ferramentas e estratégias: que agreguem valor à experiência do cliente, como inteligência artificial, chatbots, realidade virtual e outras tecnologias emergentes.

• Faça análise de dados e feedbacks para aprimoramento contínuo: para identificar áreas de oportunidade e aprimorar continuamente o atendimento ao cliente, buscando a excelência em todos os pontos de contato.

14.Honestidade e transparência sempre e em todo lugar

• Tenha uma comunicação clara e transparente: seja honesto e transparente com o cliente sobre o que pode e não pode ser feito, estabeleça expectativas realistas e não faça promessas que não podem ser cumpridas.

• Cumpra de promessas e reconhecimento erros: Cumprir as promessas feitas ao cliente e reconhecer os erros quando eles acontecerem, buscando soluções para remediar as dores que o cliente enfrenta.